Ville de Vouziers

Episode 3 - Les services de la Ville sont sur le terrain

La mutualisation entre les services de la commune et de l’intercommunalité
permet en ce temps de crise sanitaire la mise en place d’un roulement efficace et sécuritaire
entre les agents présents sur les différents sites. Tour d’horizon sur les différents services. 

Services administratifs : la continuité du service public est assurée  

La crise sanitaire du COVID-19 avec l’obligation de confinement a imposé une complète réorganisation des postes de travail tout en assurant un minimum en termes de service public. 

Depuis le début, la direction est présente tous les jours sur le site, quant aux agents administratifs, ils sont en majorité en télétravail, ne sont en présentiel que les agents strictement nécessaires au fonctionnement minimal et en ne gardant qu’une personne par service. 

C’est ainsi qu’à tour de rôle, Isabelle, Marie-Pol et Blandine gèrent l’accueil téléphonique de la mairie de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h. Les appels des usagers concernent en général des cas d’urgence comme une fuite d’eau ou le signalement d’un important nid de poule dans la chaussée.  
Les inscriptions préalables des enfants à l’école maternelle petite section a repris mais uniquement par mail (accueil@ville-vouziers.com) ou par téléphone (03 24 30 76 30). 

Les agents assurent également la permanence état civil pour les actes indispensables.  

Pour l’achat de concessions, il est fait appel à Richard qui se déplace en mairie exclusivement si les démarches ne peuvent se faire par mail ou par téléphone. 

Au secrétariat de direction, Pascal et Marie se relaient par demi-journée à ce poste pour maintenir une permanence sur la journée. Les courriers ou mails arrivant en mairie sont traités chaque jour ainsi que les missions demandées par la direction générale des services ou par le maire qui passe tous les jours en mairie. 

Une permanence téléphonique du service commun de l’instruction de l’urbanisme est maintenue tous les matins. Peggy et Léa gèrent les dossiers de demandes d'autorisation des droits des sols qui doivent être uniquement transmises par mail ou par courrier. Elles se chargent de les transmettre aux services de l’Etat (ABF, Enedis, DDT accessibilité...) et répondent à l’usager quand toutes les requêtes ont été validées. 

 

Le service finances et informatique mutualisé : Stéphanie, Jennifer et Joëlle se sont organisées pour assurer une permanence au bureau au minimum 3 matinées par semaine et pour le temps restant, elles sont en télétravail. Au début du confinement, il a été tout de même nécessaire d’être régulièrement présentes, plutôt les matins, pour régulariser certaines opérations et les problèmes techniques liés au télétravail. Le service travaille en relation avec la trésorerie par mails ou par téléphone, ce qui permet de régler les quelques soucis de transmission de certains documents. La dématérialisation des factures, mise en place depuis 2018 et obligatoire depuis janvier 2020, a permis au service de régler les fournisseurs en télétravail. Ceux-ci ont pu être payés dans les temps, aucun retard n’est à déplorer.   

Pour la gestion des ressources humaines, Karine, directrice du service mutualisé, reste en permanence sur le site de la communauté de communes, rue du Chemin Salé. Clémence est appelée à travailler sur place lors la préparation des paies. En dehors de ce temps, Isabelle et Clémence travaillent à distance à partir de leur domicile. Sur la totalité des agents, certains travaillent à temps plein ou temps partiel sur site et/ou en télétravail à leur domicile, d’autres sont placés en autorisation spéciale d’absence en raison de leur santé ou d’une obligation familiale. 

 

Une continuité des services grâce aux nouvelles technologies  

Tous les agents qui ne sont pas sur site ont été mis en télétravail. Cela concerne le service communication (Lorraine, Régine et Stéphane), le service des Sports (Angélique), la direction des services techniques (Sophie), les marchés publics (Salima). Cela permet d’assurer la continuité des services et de travailler sur des projets en conception de manière à être prêt à redémarrer lorsque les mesures de confinement seront allégées, voire supprimées. Pour des projets comme l’extension du gymnase Caquot ou la création de vestiaires dans les locaux annexes, des réunions en visioconférence sont organisées avec les architectes. Les dossiers habituels sont préparés comme l’organisation de l’accueil collectif de mineurs, la mise en place de registre d’entretien des installations sportives, la mise en place du dossier de demandes de subventions pour les associations, la mise à jour des sites Internet, la préparation de document de communication... 

Au service mutualisé des marchés publics, Salima, juriste, travaille sur la plateforme en ligne, SPL-Xdemat. Elle travaille par exemple sur des formulaires types, disponible sur le site de la Direction des Affaires Juridiques, pour produire des formulaires de suivi des chantiers (exemple : démarrage des travaux du marché "terrains multisports").

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